Должностные обязанности и инструкция ведущего специалиста по кадрам

Должностная инструкция по специальности «Ведущий специалист отдела кадров»

1.1.Настоящаядолжностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ведущего специалиста отдела кадров _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.Ведущий специалист отдела кадров принимается на должность и освобождается от нее по приказу Генерального директора.

1.3.На должность ведущего специалиста отдела кадров принимается лицо с высшим профессиональным образованием (направление “Управление персоналом”, “Психология”, “Социология”) и стажем работы в области работы с персоналом не менее 2 лет.

1.4.Ведущий специалист отдела кадров находится в подчинении у начальника отдела.

1.5.В случае временного отсутствия ведущего специалиста отдела кадров его замещает другое должностное лицо, назначенное в установленном порядке.

1.6.В своей деятельности ведущий специалист отдела кадров руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами (указаниями) прямого руководства;

-положением об отделе кадров;

-кадровой политикой и стратегией;

-концепцией системы развития персонала;

-положением об аттестации;

-другими нормативными документами кадровой службы.

1.7.Ведущий специалист отдела кадров должен знать:

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

-структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;

-кадровую политику и стратегию предприятия;

-принципы построения системы управления персоналом;

-системы и методы оценки персонала;

-методы анализа профессионально – квалификационной структуры кадров;

-возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;

-передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;

-основы социологии, психологии, педагогики и организации труда;

-основы профориентационной работы;

-основы экономики, организации производства и управления;

-средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

-правила и нормы охраны труда;

-культуру труда и служебную этику.

2.Функции

Ведущий специалист отдела кадров выполняет следующие функции:

2.1.Разработка, организация и проведение аудита (оценки) персонала.

2.2.Разработка, организация и проведение аттестации персонала.

2.3.Организация работы квалификационной комиссии и проведение квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО “Колпино”).

2.4.Планирование карьеры сотрудников ООО “Колпино” и работа с кадровым резервом Фирмы.

3.Должностные обязанности

Ведущий специалист отдела кадров обязан:

3.1.Взаимодействовать с руководителями всех подразделений Фирмы по вопросам аттестации, оценки персонала, работы с кадровым резервом.

3.2.Отслеживать сроки проведения аттестации и квалификационных экзаменов.

3.3.Информировать руководство Фирмы об изменениях в составе кадрового резерва и осуществленных кадровых перемещениях (по результатам аттестации и квалификационных экзаменов).

3.4.Формировать целевые методики оценки персонала по запросам начальников отделов. Проводить оценку.

3.5.Проводить информационно – консультативные семинары по вопросам проведения аттестации и квалификационных экзаменов для начальников отделов и других сотрудников, вовлеченных в процесс аттестации и проведения экзаменов.

3.6.Подготавливать руководству предложения по возможным кадровым перемещениям сотрудников (по результатам проведения аттестации и квалификационных экзаменов).

3.7.Разрабатывать методики проведения аттестации и квалификационных экзаменов для рабочих специальностей организации.

3.8.Вносить руководству предложения по составу Аттестационной и Квалификационной комиссий организации.

3.9.Составлять и согласовывать списки сотрудников организации подлежащих процедурам аттестации и квалификационных экзаменов.

3.10.Составлять и согласовывать графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов в подразделениях Фирмы.

3.11.Подготавливать руководству предложения по формированию программ развития недостающих компетенций сотрудников, необходимых для эффективной работы на должности.

3.12.Формировать и обновлять методическую базу.

3.13.Информировать руководство о последних научно-практических достижениях и новых программных продуктах в области оценки и аттестации персонала, работы с кадровым резервом.

3.14.Систематически проводить анализ обратной связи по результатам реализации проводимых мероприятий, вносить изменения в проводимые мероприятия.

3.15.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.

3.16.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.

3.17.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.

3.18.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.

3.19.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

4. Права

Ведущий специалист отдела кадров вправе:

4.1.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.2.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

4.3.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

4.4.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

4.5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.

4.6.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.7.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

Читайте также:
Постановление Правительства РФ №832 по 44-ФЗ: порядок доступа отдельных видов пищевых продуктов иностранного производства

4.8.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.9.С разрешения директора по персоналу или начальника отдела кадров привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач по направлению деятельности.

4.10.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.11.Представлять кадровую службу организации во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности.

5.Ответственность

Ведущий специалист отдела кадров ответственен за:

5.1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального ущерба в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

5.4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности в определенных внутренними нормативными документами фирмы рамках.

5.5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

6.Взаимоотношения

Ведущий специалист отдела кадров в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений.

7.Критерии эффективности и оценки работы ведущего специалиста отдела кадров

7.1.Полное и своевременное формирование списков кадрового резерва организации..

7.2.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.

7.3.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Должностные обязанности кадровика организации определяются перечнем решаемых перед ним задач:

  • подбор и развитие;
  • ведение организационной и распорядительной документации;
  • ведение документации по учету и движению;
  • администрирование процессов и документооборота по учету и движению работников, представлению документов в государственные органы.

Конкретный список трудовых функций зависит от численности и структуры подразделения.

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.

Врачи Охранники Персонал и экипажи судов на атомных реакторах
подп. 1 п. 2 ст. 73 №323-ФЗ от 21.11.2011 Приказ МВД РФ от 22.08.2011 №960 п. 33 правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 01.04.2019 №126

Цель использования должностной инструкции специалиста:

  • устанавливает квалификационные требования к кандидатам на вакансию;
  • регламентирует сферу трудовой ответственности;
  • очерчивает права и обязанности.

Приблизительная структура локального документа, который определяет что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.

  1. Сведения о назначении инструкции.
  2. Порядок назначения человека на должность, его подчиненность.
  3. Требования к уровню образования и опыту сотрудника.
  4. Требования к знаниям и умениям специалиста.
  • должностная инструкция составлена в 2 экземплярах;
  • с использованием профстандартов или нет;
  • подпись сотрудника.

Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):

  • в качестве основы для определения требований к квалификации персонала;
  • с учетом особенностей выполняемых сотрудниками трудовых функций.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты от 06.10.2015 №691н, и на его основе работодатель:

  • устанавливает в ДИ требования: о высшем (среднем профессиональном) и дополнительном образовании (повышение квалификации и профпереподготовка);
  • при приеме на работу проверяет наличие соответствующего диплома (свидетельства или удостоверения).

Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.

Образец должностной инструкции

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».

1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее ВУ) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Положением об отделе кадров.

1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.

1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:

1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.

1.6.2. Цели и функции отдела.

Читайте также:
С какой даты применяются требования о нотариальном удостоверении решений ООО

1.6.3. Задачи группы.

1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).

1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.

1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.

1.6.7. Правила обращения с персональными данными.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.

2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:

2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.

2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.

2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.

2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.

2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.

2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).

2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.

2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.

2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.

2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.

2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.

2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.

2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.

2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.

2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.

Читайте также:
Очередь на жилье детям-сиротам: как попасть в списки, где посмотреть очередь

2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы решать вопросы военно-учетной работы.

2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.

2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.

3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.

3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.

3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.

3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.

3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.

3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.

4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.

4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.

5. Заключительные положения

5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.

5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.

5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.

5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.

5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.

5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

С Должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.

“___” ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.

“___” ________________ 20 __ года.

Применение профстандартов обязательно, если законом или НПА установлены требования к квалификации работника (распространяется, например, на государственных, муниципальных служащих, некоторых работников бюджетных организаций и госкорпораций).

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта.

Должностная инструкция специалиста по персоналу в школе

Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.

  • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, служебных командировок;
  • привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • ведение и хранение личных дел, трудовых книжек;
  • учет рабочего времени;
  • контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
  • учет листков нетрудоспособности;
  • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  • кадровое планирование;
  • рекрутинг;
  • адаптация.
  • организация и проведение оценки;
  • аттестации и обучение персонала;
  • построение профессиональной траектории.
  • взаимодействие с контролирующими и учетными органами;
  • бронирования граждан, пребывающих в запасе.

В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.

трудовые функции и должностные обязанности

Хранение и изменение инструкции

В случае, если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, письмо Роструда от 31.10.2007 №4412-6):

  • работник знакомится с ними под подпись;
  • стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору;
  • в тексте указывают реквизиты новой редакции ДИ.

В соответствии с п. 443 перечня, введенного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту и подготовленная без его учета, хранится в организации:

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Читайте также:
Эскроу счета - что это простыми словами: в долевом строительстве, новости.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Читайте также:
Альтернативное и факультативное обязательства и их основные отличия

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

  • на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Должностная инструкция специалиста по кадрам – 2021

Должностная инструкция специалиста по кадрам останется актуальной и в 2021 году. Обязанности кадрового инспектора на разных предприятиях могут отличаться. Об особенностях составления данного документа вы узнаете из нашей статьи.

Особенности должностной инструкции кадрового работника

Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:

  1. Инспектор отдела кадров.

Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:

  • составление приказов по личному составу;
  • ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
  • заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
  • заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
  • прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
  • прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
  • на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

  • «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
  • «Номенклатура дел отдела кадров на2020-2021 годы – образец».
  1. Менеджер по персоналу.

В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.

  1. Универсальный кадровый работник.

Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:

  • ведение кадрового учета и необходимой документации;
  • поиск и подбор персонала.

В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.

Читайте также:
Где и как правильно ставить печать в трудовую книжку — Оперсонале

Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.

Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров

Должностная инструкция кадрового работника, как и другие аналогичные документы, утверждается руководителем организации. Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.

Документ можно разбить на следующие разделы:

  1. Общие положения.

Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.

  1. Непосредственно должностные обязанности.

Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.

  1. Права кадрового работника.
  2. Ответственность.

Важная часть любой должностной инструкции. Необходима для ознакомления сотрудника со степенью его ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прямых обязанностей.

  1. Не лишним будет раздел о режиме работы специалиста.

Можно ограничиться фразой: «Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Либо более подробно расписать рабочий график сотрудника. В первом случае работник должен быть ознакомлен с правилами трудового распорядка под роспись.

Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам.

Итоги

Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.

Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Должностные обязанности и инструкция ведущего специалиста по кадрам

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Сотрудник занимает должность специалиста по кадрам (первая категория) в бюджетном учреждении здравоохранения. В организации он единственный специалист. Как данному сотруднику присвоить категорию “ведущий”, учитывая, что он имеет высшее юридическое образование, диплом о профессиональной переподготовке “Управление персоналом и кадровое делопроизводство”, а также стаж работы по должности 17 лет?

Сотрудник занимает должность специалиста по кадрам (первая категория) в бюджетном учреждении здравоохранения. В организации он единственный специалист.
Как данному сотруднику присвоить категорию “ведущий”, учитывая, что он имеет высшее юридическое образование, диплом о профессиональной переподготовке “Управление персоналом и кадровое делопроизводство”, а также стаж работы по должности 17 лет?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации работодатель вправе ввести в штатное расписание должность “Ведущий специалист по кадрам” с установлением соответствующего оклада, как “ведущему” специалисту и назначить указанного в вопросе работника на эту должность.

Обоснование вывода:
Работодатели (в том числе учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании) формируют штатное расписание, устанавливая перечень должностей (профессий) работников, количество штатных единиц и функциональный состав обязанностей по ним исходя из своих потребностей (п. 2 Указа Президента РСФСР от 15.11.1991 N 211, определение КС РФ от 29.09.2015 N 1881-О, п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, ответ 1 и ответ 2 на портале Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профстандартов. В остальных случаях наименования должностей (профессий) и квалификационные требования к ним, содержащиеся в профессиональных стандартах и справочниках, не являются обязательными для применения работодателями и носят только рекомендательный характер (п. 6 письма Минтруда РФ от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253)*(1).
Согласно ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных учреждениях субъектов РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. При этом в силу указанной нормы системы оплаты труда работников государственных учреждений устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или профессиональных стандартов*(2).
Приказом Министерства здравоохранения Амурской области от 20.04.2015 N 418 утверждено Положение об оплате труда работников областных бюджетных и автономных учреждений, подведомственных министерству здравоохранения Амурской области” (далее – Положение).
Согласно п. 1.8 Положения системы оплаты труда работников учреждений устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или профессиональных стандартов, а также с учетом государственных гарантий по оплате труда, рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Должность “Специалист по кадрам” содержится в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (4-е издание, дополненное), утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (далее – Справочник)*(3).
В п. 6 Общих положений Справочника указано, что в характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное квалификационное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем организации с учетом степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также профессиональных знаний, опыта практической деятельности, определяемого стажем работы по специальности, и другое.
Должность “специалист по кадрам” не подразумевает в разделе “Требования к квалификации” возможности установления каких-либо категорий по ней. Установлено только, что у работника должно быть высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Вместе с тем, как следует из разъяснений представителей Роструда, внутридолжностное категорирование, помимо Справочника, может также регулироваться локальными нормативными актами организации, например, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, положением организации о должностях (ответ 3 на портале Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).
В то же время Справочник не содержит должности “ведущих”, в частности, например, должность “Ведущий специалист по кадрам”. Однако необходимо учитывать, что в п. 7 Общих положений Справочника указано, что в него не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей.
Должностные обязанности “ведущих” устанавливаются работодателем на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Кроме того, на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях, при этом требования к необходимому стажу работы повышаются на 2-3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.
Следовательно, трудовое законодательство допускает существование такой должности, как “ведущий специалист по кадрам” (ответ 4, ответ 5 на портале “Онлайнинспекция.РФ”). Также отметим, что и само Положение прямо предусматривает должность с наименованием “ведущий специалист по кадрам”.
Соответственно, в рассматриваемой ситуации, работник может быть назначен на указанную должность, поскольку соответствует квалификационным требованиям, предъявляемым Справочником к специалисту по кадрам и к “ведущим” специалистам (п. 7 Общих положений Справочника) (ответ 6 на портале Онлайнинспекция.РФ)*(4).

Читайте также:
Сарманово - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бездеткина Дарья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

13 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Как следует из содержания нормы ст. 57 ТК РФ, у работодателя имеется право выбора того, какой именно из поименованных в ней документов применять в случае включения одной и той же должности как в квалификационный справочник, так и в профессиональный стандарт (п. 5 письма Минтруда РФ от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253, письмо Минтруда РФ от 06.07.2016 N 14-2/ООГ-6465).
*(2) На основании этой нормы иногда делают вывод об обязательном соответствии наименований всех должностей и профессий работников государственных и муниципальных учреждений наименованиям из указанных нормативных правовых актов. По нашему мнению, формулировка части пятой ст. 144 ТК РФ не позволяет сделать столь категоричный вывод. Закон указывает на необходимость учета справочников и стандартов лишь при установлении системы оплаты труда. Чтобы выполнить данное требование, достаточно для каждого работника с учетом его квалификации и круга должностных (трудовых) обязанностей найти в справочнике подходящую по содержанию квалификационную характеристику, определиться с названием трудовой функции по справочнику и уже это наименование должности или профессии использовать для определения размера заработной платы работника. Так будет сохранено необходимое по смыслу ст. 144 ТК РФ единство тарификации работ, но при этом в трудовом договоре и штатном расписании будут фигурировать наименования должностей и профессий, самостоятельно определенные учреждением (пп. “д” п. 5 Единых рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24 декабря 2019 г., протокол N 11).
В то же время необходимость именовать все должности и профессии работников конкретных учреждений в строгом соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами может быть установлена нормативным правовым актом органа, уполномоченного от имени учредителя устанавливать систему оплаты труда работников этих учреждений.
*(3) Трудовая функция специалиста по кадрам описана в Профессиональном стандарте “Специалист по управлению персоналом”, утвержденном приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 N 691н. Среди возможных наименований должностей, профессий этот профессиональный стандарт называет такие наименования, как “специалист по кадровому делопроизводству”, “специалист по документационному обеспечению работы с персоналом”, “специалист по документационному обеспечению персонала”, “специалист по персоналу”. Схожие должности предусмотрены Профессиональным стандартом “Специалист по подбору персонала (рекрутер)”, утвержденным приказом Минтруда РФ от 09.10.2015 N 717н.
*(4) При этом оклад по должности “ведущий специалист по кадрам” будет устанавливаться с отнесением данной должности уже к 4 квалификационному уровню ПКГ “Общеотраслевые должности служащих третьего уровня” согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 29.05.2008 N 247н, а не к 3 уровню, как по должности специалиста по кадрам I категории (смотрите также Приложение 1 к Положению).

Читайте также:
Служить в армии и копить на жилье: военная ипотека — сумма кредита

Должностная инструкция Ведущего специалиста по кадрам

1.1. Ведущий специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.2. На должность ведущего специалиста по кадрам (далее – Работник) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «Менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Работник должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом;
– законодательство о труде;
– основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;
– конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;
– порядок ценообразования и налогообложения;
– основы маркетинга;
– современные концепции управления персоналом;
– основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;
– формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;
– порядок разработки трудовых договоров (контрактов);
– методы и организацию менеджмента;
– основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав;
– основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда;
– основы производственной педагогики;
– этику делового общения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
– основы организации делопроизводства;
– методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;
– Правила внутреннего трудового распорядка;

(наименования и реквизиты других актов и документов)

1.4. Работник в своей деятельности руководствуется:

– Положением о кадровой службе (отдел управления персоналом);
– настоящей должностной инструкцией;

(иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника)

1.5. Работник подчиняется руководителю кадровой службы (отдела управления персоналом).

2. Должностные обязанности Работника

Работник исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2.2. Обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

2.3. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

2.4. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников.

2.5. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

Читайте также:
Каких мер теперь ждать от прокурора, если были выявлены нарушения?

2.6. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

2.7. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

2.8. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

2.9. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста.

2.10. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

2.11. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

2.12. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

2.13. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками по направлению ________________________________________________.

3. Права Работника

Работник имеет право:

3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства Работодателя.

3.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений, работников необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию, документы.

3.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.4. Требовать от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность Работника

4.1. Работник привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
– правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
– причинение прямого действительного ущерба Работодателю – в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

5.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Читайте также:
Можно ли выплачивать дивиденды несколько раз по одному отчетному периоду

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: